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Wie Anforderungen ermittelt werden

Kurz gesagt: Anforderungen werden nicht gesammelt, sondern ermittelt: Menschen sagen selten direkt, was sie brauchen. Die Technik hängt davon ab, was du suchst, und die stärkste Frage ist „Erzähl mir vom letzten Mal, als du …“.

Problem

Der Button, den niemand drückt

Die Buchhalterin des Shops sagt: „Ich möchte einen Excel-Button auf der Bestellseite.“ Aufgeschrieben, gebaut, geprüft. Der Button lädt alle Bestellungen herunter, eine pro Zeile.

Einen Monat später braucht sie am Monatsende immer noch zwei Tage. Sie lädt die Datei herunter, sortiert sie, addiert die Rabatte pro Code von Hand und gleicht sie mit der Bank ab. Der Button erspart ihr nur das Kopieren.

Sie hat nicht gelogen. Sie hat die Lösung genannt, die ihr in den Sinn kam. Niemand hat gefragt, wofür sie die Datei braucht.

Die Idee

Anforderungen liegen nicht herum

Menschen bringen ihre Anforderungen nicht fertig mit. Sie bringen Lösungen („ein Excel-Button“), Gewohnheiten („wir haben das schon immer so gemacht“) und Beschwerden („es dauert ewig“). Der Bedarf liegt darunter, und man holt ihn mit Fragen heraus.

Deshalb heißt die Arbeit Anforderungsermittlung (requirements elicitation) und nicht Sammeln. Die Analystin schreibt nicht nur mit: Sie fragt, beobachtet, zeigt und prüft, ob sie richtig verstanden hat.

Es gibt mehrere Wege, und jeder sieht etwas anderes.

Die Idee

Sechs Techniken

Technik Was es ist Wann es passt
Interview ein Gespräch mit einer Person oder einer kleinen Gruppe um zu verstehen, wie jemand arbeitet und warum
Beobachtung du siehst einer Person bei der Arbeit in ihrer echten Umgebung zu wenn Menschen ihre eigenen Gewohnheiten und Behelfslösungen nicht bemerken
Workshop ein Treffen mehrerer Interessengruppen mit einem klaren Ziel wenn Bedürfnisse in verschiedene Richtungen ziehen und eine gemeinsame Entscheidung nötig ist
Prototyp eine Skizze oder ein Entwurf, den man sehen kann wenn Menschen etwas, das es noch nicht gibt, nicht beschreiben können
Dokumentenanalyse du liest Gesetze, Verträge, alte Spezifikationen, Berichte wenn die Regel schon irgendwo aufgeschrieben ist
Fragebogen dieselben Fragen an viele Menschen wenn es viele Menschen sind und du eine Zahl brauchst, keine Geschichte

Meistens werden sie kombiniert. Dokumente vor dem Interview, damit du nicht nach dem fragst, was geschrieben steht. Beobachtung nach dem Interview, um zu sehen, was man dir erzählt hat. Ein Prototyp am Ende, zur Bestätigung.

Genauer, für Neugierige

Der BABOK Guide v3 beschreibt den Wissensbereich Elicitation and Collaboration mit diesen Aufgaben: die Ermittlung vorbereiten, die Ermittlung durchführen, die Ergebnisse bestätigen, Informationen der Business-Analyse kommunizieren und die Zusammenarbeit der Interessengruppen steuern. Es gibt drei Arten der Ermittlung: kollaborativ (mit Menschen), Recherche (aus Daten und Dokumenten) und Experimente (zum Beispiel ein Prototyp oder ein Versuch).

Die Techniken heißen im BABOK Interviews, Observation, Workshops, Prototyping, Document Analysis und Survey or Questionnaire, daneben Brainstorming und Focus Groups.

IREB CPRE gruppiert die Techniken anders: Befragung (Interview, Fragebogen), Kooperation (Workshop), Beobachtung (Feldbeobachtung, Mitarbeit bei der Person, die die Arbeit macht), artefaktbasiert (Altsysteme, Dokumente) und Kreativitätstechniken (Brainstorming, Analogien). Davon getrennt gibt es das Kano-Modell: Über Basisanforderungen spricht niemand, weil sie „selbstverständlich“ sind, aber wenn sie fehlen, ist der Kunde unzufrieden. Kostenlose Lieferung ab 50 € einschließlich ist eine Basisanforderung: Niemand wird sie loben, aber jeder wird merken, wenn sie nicht funktioniert.

Probier es aus

Welche Technik?

1. Der Support sagt, eine Rücksendung zu bearbeiten „dauert ewig“, aber niemand kann sagen, wohin die Zeit geht.
2. Das Marketing will Gutscheincodes, die Buchhaltung will sie abgleichen, und das Lager fürchtet Spitzen. Bis Freitag braucht es eine gemeinsame Regel.
3. Der Inhaber sagt „Ich möchte, dass der Warenkorb übersichtlicher ist“, kann aber nicht sagen, was das heißt.
4. Du musst die Rückgaberegeln kennen, die der Paketdienst dem Shop vorgibt.
5. Du willst wissen, wie viele von 8.000 Kunden die „Lieferung an eine Packstation“ nutzen würden.

Die Idee

Fragen, die öffnen

Die stärkste Frage im Interview ist „Erzähl mir vom letzten Mal, als du …“.

„Wie gleichst du den Monat ab?“ bringt eine allgemeine Antwort, so wie es sein soll. „Erzähl mir vom letzten Mal, als du den Monat abgeglichen hast“ bringt eine Geschichte: „Ich habe die Datei heruntergeladen, nach Code sortiert, drei Stunden lang Rabatte addiert, und am Ende fehlten trotzdem 12 €.“ Die Geschichte enthält die echten Schritte, die Zahlen und die Stelle, an der es wehtut.

Dagegen steht die Suggestivfrage: „Du willst auch Excel, oder?“ Sie enthält die Antwort. Die Person sagt aus Höflichkeit „ja“, und du hast deine eigene Meinung mit ihrer Stimme aufgeschrieben.

Geschlossene Fragen („ja oder nein?“) sind nicht falsch. Sie gehören ans Ende: „Du brauchst also die Rabatte pro Code, jeden Monat. Stimmt das?“ So prüfst du, ob du richtig verstanden hast.

Probier es aus

Was für eine Frage?

1. „Du willst den Bericht auch in Excel, oder?“
2. „Erzähl mir vom letzten Mal, als du den Monat abgeglichen hast. Womit hast du angefangen?“
3. „Du gleichst also einmal im Monat ab, am ersten Arbeitstag. Stimmt das?“
4. „Findest du nicht, dass es besser wäre, wenn der Kunde das Etikett selbst ausdruckt?“

Die Idee

Der Bedarf hinter der Lösung

Wenn du eine Lösung hörst, lehne sie nicht ab und schreib sie nicht gleich auf. Frag, was damit geschehen wird:

  • „Wofür brauchst du die Datei?“ → „Um die Rabatte mit der Bank abzugleichen.“
  • „Wie oft?“ → „Einmal im Monat.“
  • „Was dauert am längsten?“ → „Sie pro Code zu addieren.“

Der Bedarf lautet: „Am Ende jedes Monats sieht die Buchhaltung den gesamten Rabatt für jeden Gutscheincode“. Er lässt sich prüfen, und der Excel-Button ist nur eine Lösung dafür. Eine bessere kann ein fertiger Bericht sein, der am Ersten des Monats von selbst ankommt.

Die Lösung des Kunden ist ein wertvoller Hinweis. Sie zeigt dir, wo es wehtut. Ob sie das beste Mittel ist, entscheidet das Team, wenn es den Bedarf kennt.

Probier es aus

Bring das Interview in die Reihenfolge

Bring die Schritte des Interviews mit der Buchhalterin in die Reihenfolge.

  1. Du sagst, warum du gekommen bist und wie lange es dauert
  2. „Du brauchst also die Rabatte jedes Codes nach Monat. Stimmt das?“
  3. „Wen sollte ich noch fragen? Meine Notizen schicke ich dir bis morgen.“
  4. „Erzähl mir vom letzten Mal, als du den Monat abgeglichen hast.“
  5. „Und was hast du dann gemacht? Wie lange hat es gedauert?“

Die Idee

Bestätige, bevor du gehst

Deine Notizen vom Interview sind dein Verständnis, nicht ihres. Bevor du sie benutzt, bestätigst du sie:

  • fasse laut zusammen: „Also …“;
  • schicke die Notizen am selben Tag und bitte um Korrekturen;
  • gib ein Beispiel mit Zahlen: „Im Oktober wurde der Code HERBST10 120 Mal benutzt, insgesamt 384 € Rabatt. Willst du das so sehen?“

Das Beispiel ist die beste Prüfung. Ist dein Verständnis falsch, sieht die Person es sofort an den Zahlen. Das ist Validierung, noch bevor eine einzige Codezeile existiert.

Übung

Der Bedarf hinter der Bitte

1. Was fragst du? Alle bitten um eine Lösung. Was fragst du, um zum Bedarf zu kommen?

1. Das Lager: „Wir wollen in jedem Raum einen Etikettendrucker.“ Was ist eine gute nächste Frage?
2. Das Marketing: „Wir wollen ein Pop-up mit dem Gutscheincode auf der Startseite.“ Was könnte der Bedarf sein?
3. Der Support: „Gebt uns einen Button, der jede Bestellung storniert.“ Was fragst du?

Test

Teste dich

1. Warum „ermitteln“ und nicht „sammeln“?
2. Welche Technik zeigt am besten, was Menschen tun, ohne es zu bemerken?
3. Die Buchhalterin will „einen Excel-Button“. Was ist der Bedarf?
4. Welche Frage ist eine Suggestivfrage?

Erstellt von Ivo Gergov im Rahmen der Kampagne von Evo Tech für zugängliche Programmierausbildung ·