Cómo se obtienen los requisitos
En resumen: Los requisitos no se recopilan, se obtienen: la gente rara vez dice directamente lo que necesita. La técnica depende de lo que busques, y la pregunta más potente es «cuéntame la última vez que…».
Problema
El botón que nadie pulsa
La contadora de la tienda dice: «Quiero un botón de Excel en la página de pedidos». Se anota, se construye, se comprueba. El botón descarga todos los pedidos, uno por fila.
Un mes después sigue dedicando dos días al cierre del mes. Descarga el archivo, lo ordena, suma a mano los descuentos de cada código y los concilia con el banco. El botón solo le ahorra copiar.
Ella no mintió. Dijo la solución que se le ocurrió. Nadie le preguntó para qué iba a usar el archivo.
La idea
Los requisitos no están por ahí
La gente no trae los requisitos ya hechos. Trae soluciones («un botón de Excel»), costumbres («siempre lo hemos hecho así») y quejas («tarda una eternidad»). La necesidad está debajo, y se saca con preguntas.
Por eso este trabajo se llama obtención de requisitos (en inglés, elicitation) y no recopilación. El analista no se limita a tomar notas: pregunta, observa, enseña y comprueba si ha entendido.
Hay varias formas de hacerlo, y cada una ve algo distinto.
La idea
Seis técnicas
| Técnica | Qué es | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Entrevista | una conversación con una persona o un grupo pequeño | para entender cómo trabaja alguien y por qué |
| Observación | miras a una persona trabajar en su entorno real | cuando la gente no nota sus propias costumbres y rodeos |
| Taller | una reunión de varias partes interesadas con un objetivo claro | cuando las necesidades tiran cada una por su lado y hace falta una decisión común |
| Prototipo | un boceto o una maqueta que la gente puede ver | cuando la gente no sabe describir algo que todavía no existe |
| Análisis de documentos | lees leyes, contratos, especificaciones antiguas, informes | cuando la regla ya está escrita en alguna parte |
| Cuestionario | las mismas preguntas a mucha gente | cuando hay mucha gente y necesitas un número, no una historia |
Suelen combinarse. Los documentos, antes de la entrevista, para no preguntar por lo que ya está escrito. La observación, después de la entrevista, para ver lo que te contaron. Un prototipo al final, para confirmar.
Más precisamente, para curiosos
La Guía BABOK v3 describe el área de conocimiento Elicitation and Collaboration (obtención y colaboración) con estas tareas: preparar la obtención, llevarla a cabo, confirmar sus resultados, comunicar la información del análisis de negocio y gestionar la colaboración con las partes interesadas. Hay tres tipos de obtención: colaborativa (con personas), de investigación (a partir de datos y documentos) y por experimentos (por ejemplo, un prototipo o una prueba).
Las técnicas se llaman en BABOK Interviews, Observation, Workshops, Prototyping, Document Analysis y Survey or Questionnaire, y a su lado están Brainstorming y Focus Groups.
IREB CPRE agrupa las técnicas de otra manera: preguntar (entrevista, cuestionario), colaborar (taller), observar (observación de campo, aprender junto a quien hace el trabajo), basadas en artefactos (sistemas antiguos, documentos) y técnicas de creatividad (lluvia de ideas, analogías). Aparte está el modelo de Kano: nadie menciona los requisitos básicos porque «se dan por supuestos», pero si faltan, el cliente se queja. El envío gratis desde 50 € inclusive es un requisito básico: nadie lo va a elogiar, pero todos notarán si no funciona.
Pruébalo
¿Qué técnica?
La idea
Preguntas que abren
La pregunta más potente de una entrevista es «Cuéntame la última vez que…».
«¿Cómo concilias el mes?» recibe una respuesta general, la de cómo debería ser. «Cuéntame la última vez que conciliaste el mes» recibe una historia: «Descargué el archivo, ordené por código, pasé tres horas sumando descuentos y aun así me faltaban 12 €». En la historia están los pasos reales, los números y el lugar donde duele.
Frente a ella está la pregunta inductora: «¿Quieres Excel también, verdad?». Contiene la respuesta. La persona dice «sí» por educación, y tú has apuntado tu propia opinión con su voz.
Las preguntas cerradas («¿sí o no?») no son un error. Son para el final: «Entonces necesitas los descuentos por código, cada mes. ¿Es así?». Así compruebas que entendiste.
Pruébalo
¿Qué tipo de pregunta?
La idea
La necesidad detrás de la solución
Cuando oyes una solución, no la rechaces ni la anotes sin más. Pregunta qué pasará con ella:
- «¿Para qué vas a usar el archivo?» → «Para conciliar los descuentos con el banco».
- «¿Cada cuánto?» → «Una vez al mes».
- «¿Qué es lo que más tiempo lleva?» → «Sumarlos por código».
La necesidad es: «al final de cada mes, contabilidad ve el descuento total de cada código promocional». Se puede comprobar, y el botón de Excel es solo una solución para ella. Una mejor puede ser un informe ya hecho que llegue solo el primero de cada mes.
La solución del cliente es una pista valiosa. Dice dónde duele. Si es la mejor cura, lo decide el equipo cuando ya conoce la necesidad.
Pruébalo
Ordena la entrevista
Ordena los pasos de la entrevista con la contadora.
«¿A quién más debería preguntar? Te mando mis notas mañana.»Dices por qué has venido y cuánto va a durar«Cuéntame la última vez que conciliaste el mes.»«Entonces necesitas los descuentos de cada código por mes. ¿Es así?»«¿Y qué hiciste después? ¿Cuánto tardaste?»
Primero el objetivo y el tiempo, para que la persona sepa por qué está ahí. Después la pregunta abierta para una historia real, y las preguntas de seguimiento sobre ella. Al final la confirmación con tus palabras, y solo entonces a quién más preguntar y qué viene después.
La idea
Confirma antes de irte
Tus notas de la entrevista son tu comprensión, no la suya. Antes de usarlas, las confirmas:
- resume en voz alta: «Entonces…»;
- envía las notas el mismo día y pide correcciones;
- da un ejemplo con números: «En octubre el código OTONO10 se usó 120 veces, 384 € de descuento en total. ¿Es esto lo que quieres ver?»
El ejemplo es la mejor comprobación. Si tu comprensión es errónea, la persona lo ve enseguida en los números. Eso es validación antes de que exista una sola línea de código.
Ejercicio
La necesidad detrás de la petición
1. ¿Qué preguntas? Todo el mundo pide una solución. ¿Qué preguntas para llegar a la necesidad?
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